最高管理者的审核

最高管理者是组织建立管理体系的战略决策者，是推进、实施管理体系并持续改进其有效性的关键人物。所以，在管理体系的审核过程中与最高管理者的沟通也同样是审核的关键。

对审核不感兴趣，寻找各种理由躲避审核，甚至带有抵触情绪的最高管理者确实比以前多了，出现这种现象的原因不排除部分最高管理者对认证审核、管理体系的作用在认识上存在差距，而作为审核人员从自身查找和总结原因也是很有必要的。

由于审核有效性不高，针对性不强，导致受审核方最高管理者不感兴趣应是一个重要因素。要想提高对最高管理者审核的有效性，同时，通过审核提高最高管理者对认证、管理体系在企业管理中所起作用的认识，我认为应抓好以下两个审核活动：

一、最高管理者和管理层的审核

组织最高管理者和管理层均是经过商场实战磨砺出来的优秀管理者，在审核最高管理者和管理层时，选择适宜的审核方法与营造和谐、融洽的审核氛围显得尤为重要。

1、为更好地与最高管理者沟通，在初次审核前应尽可能通过体系文件、与受审核方沟通、网络查询等方式对受审核方的背景、行业地位、所涉及的行业特点与发展趋势、产品结构、过程特点、管理特点等信息进行收集，储备交流的题材，为现场能够进行良好沟通、提出有深度的问题奠定坚实的基础。在实施监督审核和再认证审核时，还应特别注意关注上次审核的总体情况，必要时与上次审核组人员进行沟通和交流。

2、在审核过程中，应尽量使用易于理解、通俗易懂的语言进行交流，切忌仅仅利用标准中的语言。比如谈“策划”时，可以改为更易于理解的“规划”；谈到“方针和目标”时，可以改为常用的“战略、宗旨、目标、计划”等词语。

3、注意营造轻松、和谐的审核氛围，避免“我问你答”或“你说我记”这类简单的方式，应多交谈、少查阅，注重交流、沟通。

4、利用审核机会，结合具体标准内容进行“扫盲教育”，提高对标准的理解，增强沟通的有效性。

5、通过列举、讲述自己审核过的一些获证组织通过管理体系良好运行获得收益的实例，增加管理层的感性认识，让其感悟到认证的作用和意义，努力提高其认知程度，引发对认证、管理体系的兴趣。

二、审核情况交流会

1、审核情况交流会是审核组在获得大量客观证据的背景下，向受审核方管理层通报审核结果，听取受审核方意见的一次正式的沟通会议。审核情况交流会的主要目的是让受审核方管理层真实地、客观地了解审核组的审核结果，特别是让他们知晓组织在管理上、体系运行中目前存在的主要问题和今后的改进方向，同时，对不合格项及审核结论达成共识。

2、审核情况交流会的形式应力求规范。通常，审核组长应先就本次交流会的目的、内容进行简要说明。然后，审核组成员逐一报告各自分工审核的结果。表述的方式，宜从企业管理者的角度来说明所发现的突出问题。审核组长做总结性发言时，应先对受审核方体系运行的成效给予充分肯定，然后再指出不足，确认不符合项，通报审核结论。最后，可对目前管理存在的薄弱环节，今后体系运行保持、持续改进等方面提出方向性、建设性的建议，并介绍一些先进的管理方法和工具。这样，无论怎样的管理者，都会易于接受审核的结果，乐于再次接受审核，才会起到提高组织管理者管理水平和管理意识，满足组织高速发展的管理需求的目的。同时，也是增值审核、认证技术服务的一种具体体现。

3、会前，审核组长要对组员提出充分准备的要求。审核组向受审核方最高管理者和管理层通报审核结果是对方十分关注的问题。管理层对审核组成员发言的实际感受，是评价审核组每位成员能力、水平、服务意识最直接的途径。因此，每一位审核组成员不应掉以轻心，随意发言，必须认真准备。审核组成员要将各自的审核发现进行分析、整理，形成发言提纲。对于要指出的问题应是组织体系目前运行中最优先解决的问题，是带有普遍性、倾向性，对体系有重要影响的关键问题。并且，这些问题应以客观事实为评价标准和依据，不加入个人喜好、主观臆断的问题。同时，不要把小问题和众多的具体问题也摆出来。

4、交流会也要营造好的气氛，讲究沟通艺术。审核组的发言，要留有余地，点到为止。并且，沟通时不要忘记多用“仅供参考”这类谦虚的语言，避免使用盛气凌人、主观武断的口气讲话。通过审核情况交流会，与受审核方管理层交朋友，让其体会到审核组是真心实意地在帮助他们，不是来专挑毛病的，最终达到不断激励组织提升管理水平，持续改进管理体系的目的。

以上就是我对审核最高管理者和管理层的一点体会。相信通过我们审核人员的不懈努力，会促使认证组织管理者在管理体系运行的理念、方法和思路上有新的认识，从而推动组织可持续发展。